Számlakiállítás: mit vizsgálnak a revizorok?
A számla kötelező adatai az Áfa tv. 169. §-a szerint, a kiállítás és az online adatszolgáltatás határideje, tipikus hibák és a mulasztási bírság felső határai.
6 perc olvasás Szakmai tipp
Az adóellenőrzés szinte mindig a számlákkal kezdődik. A számlázóprogrammal kiállított számlák adatait a NAV az online számla rendszeren keresztül már a kiállítás pillanatában megkapja, így a revizor nem azzal tölti az időt, hogy átlapozza a számlatömböt: azt keresi, hol nem egyezik a számla a bevallással, a partner adataival vagy a gazdasági eseménnyel. Egy rossz teljesítési dátum vagy egy hiányzó adószám önmagában apróság, sorozatban viszont bírságot és elvesztett adólevonást jelent.
Az alábbiak az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) és az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 2026 őszén hatályos szabályai alapján veszik sorra, mit kell tudnia egy számlának, mikor kell kiállítani és jelenteni, és mibe kerül, ha nem sikerül.
Ami minden számlán kötelező
Az Áfa tv. 169. §-a sorolja fel a kötelező adattartalmat. A táblázat a lista lényegét és a hozzájuk tartozó leggyakoribb hibát mutatja.
| Adat | 169. § pont | Tipikus hiba |
|---|---|---|
| Kiállítás kelte | a) | utólag, visszadátumozva állítják ki |
| Sorszám, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja | b) | két számlázóprogram ugyanazzal a sorszámtartománnyal |
| Eladó adószáma | c) | csoportos adóalanynál a tag helyett a csoport száma, vagy fordítva |
| Vevő adószáma (belföldi adóalanynál az adószám első nyolc számjegye) | d) | hiányzik, vagy egy másik cégé |
| Eladó és vevő neve, címe | e) | régi székhely a változásbejegyzés után |
| Termék, szolgáltatás megnevezése, mennyisége | f) | „anyag”, „szolgáltatás” – azonosíthatatlan tétel |
| Teljesítés dátuma, ha eltér a kelttől | g) | hiányzik, ezért rossz időszakba kerül az áfa |
| Adóalap, nettó egységár, árengedmény | i) | az engedmény sem az egységárban, sem külön nem látszik |
| Adómérték és áthárított adó | j), k) | rossz kulcs, kerekítési eltérés |
| Adómentességnél jogszabályi hivatkozás | m) | „áfamentes” felirat hivatkozás nélkül |
| „Fordított adózás” kifejezés | n) | fordított adózású ügyleten felszámolt áfa |
Ha az egyéb adatok devizában szerepelnek, az áthárított adót akkor is forintban kell feltüntetni (Áfa tv. 172. §). Legfeljebb 100 eurónak megfelelő, adóval növelt végösszegű számla – bizonyos ügyletek kivételével – egyszerűsített adattartalommal is kiállítható, ekkor a bruttó összeg és az adómérték százalékos értéke szerepel, az áthárított adó összege nem (Áfa tv. 176. § (1) bekezdés d) pont és (2) bekezdés a) pont).
A számlát érintő javítás nem a számla átírásával, hanem módosító vagy érvénytelenítő okirattal történik, amelynek hivatkoznia kell az eredeti számlára, és meg kell jelölnie a módosítás tárgyát és számszaki hatását (Áfa tv. 170. § (1) bekezdés).
Határidők: mikor kell kiállítani?
Számlát a teljesítésig, előlegnél a fizetendő adó megállapításáig, de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül kell kiállítani (Áfa tv. 163. § (1) bekezdés). Az „ésszerű idő” a törvény szerint:
- haladéktalan, ha a vevő legkésőbb a teljesítésig kifizeti az ellenértéket (például a helyszínen, kártyával), előlegnél pedig akkor, ha az előleg befolyik;
- 8 napon belüli minden más esetben, amikor a számla áfát tartalmaz vagy tartalmazna;
- a teljesítés hónapját követő hónap 15-éig, ha az ügylet adómentes Közösségen belüli termékértékesítés, vagy olyan, másik tagállamban teljesített szolgáltatás, amely után az adót a megrendelő fizeti (Áfa tv. 163. § (2) bekezdés).
Előlegről is kell számla, ha adóalany vagy nem adóalany jogi személy fizeti; magánszemélytől kapott előlegnél akkor, ha az összeg eléri a 900 000 forintot, vagy ha a fizető kéri (Áfa tv. 159. § (2) bekezdés a)–b) pont).
Online számla: a NAV előbb látja, mint a revizor
Az adóalany a belföldi áfa hatálya alá tartozó minden kibocsátott számláról – a pénztárgéppel kiállítottak kivételével – adatot szolgáltat a NAV-nak (Áfa tv. 257/G. § (2) bekezdés), a magánszemély vevőknek kiállított számlákat is beleértve – ilyenkor a vevő neve és címe nélkül (Áfa tv. 10. számú melléklet 1–2. pont).
| Számla típusa | Adatszolgáltatás határideje | Forrás |
|---|---|---|
| Számlázóprogrammal kiállított | a kiállításkor azonnal, gépi kapcsolaton keresztül | 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 13/A. § (1) |
| Nyomdai számlatömbből, 500 000 Ft-ot elérő áthárított adóval | a kibocsátást követő naptári napon belül | Áfa tv. 10. melléklet 3. pont |
| Nyomdai számlatömbből, egyéb esetben | a kibocsátást követő négy naptári napon belül | Áfa tv. 10. melléklet 3. pont |
Az adatszolgáltatás csak akkor teljesített, ha a NAV rendszere visszaigazolta a sikeres feldolgozást. Ha a visszaigazolás szerint az adat nem dolgozható fel, a hiba elhárítása után az adatszolgáltatást meg kell ismételni; ha pedig a hibát az észleléstől számított 3 munkanapon belül nem hárítják el, a számlaadatokat addig kézzel kell rögzíteni a NAV felületén (NGM rendelet 13/A. § (3), (4) és (7) bekezdés).
A befogadói oldalon is van kötelezettség: aki egy számla alapján áfát von le, a bevallásában számlánként nyilatkozik az eladó adószámáról, az adóalapról, az áthárított adóról, a sorszámról és a teljesítés dátumáról (Áfa tv. 10. melléklet 9. pont). A két adatkör – az eladó jelentése és a vevő nyilatkozata – gépi úton összevethető, így az eltérések jellemzően már az ellenőrzés kiválasztásakor látszanak.
A revizor ellenőrzőlistája
Egy áfaellenőrzésen jellemzően a következőket vizsgálják:
- Sorszámfolytonosság. Kimaradt vagy duplikált sorszám, sztornózott számlák magyarázata.
- Egyezés az online számla rendszerrel. Minden kiállított számla szerepel-e, egyezik-e az ottani adat a papíron vagy PDF-ben kiküldött változattal.
- Teljesítési dátum és bevallási időszak. Főszabály szerint a teljesítés dátuma határozza meg, melyik időszakban kell az áfát bevallani.
- Az áfakulcs és a fordított adózás helyessége, különösen az ingatlanhoz kapcsolódó építési-szerelési munkáknál, az ezekhez kapcsolódó munkaerő-kölcsönzésnél (Áfa tv. 142. § (1) bekezdés b)–c) pont) és az uniós ügyleteknél.
- Partneradatok. A vevő adószáma él-e, nem törölt vagy felfüggesztett-e – erről bővebben a partnerátvilágításról szóló cikkben.
- Valós gazdasági esemény. Megtörtént-e a teljesítés, van-e teljesítésigazolás, szállítólevél, levelezés – hiánya esetén a levonás tárgyi feltétele sem áll fenn.
- Befogadott számlák. Az adólevonás tárgyi feltétele, hogy a cég rendelkezésére álljon a nevére szóló, a teljesítést tanúsító számla (Áfa tv. 127. § (1) bekezdés a) pont).
- Megőrzés. A számlákat legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni (Áfa tv. 179. § (1) bekezdés); ez annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év, amelyben a bevallást be kellett nyújtani (Art. 202. § (1) bekezdés). Egy 2026 júniusáról szóló, 2026 júliusában esedékes áfabevallás számláit tehát legalább 2031. december 31-ig meg kell tartani.
Mibe kerülnek a hibák?
A mulasztási bírság a kötelezettség megszegéséért járó, az adóhiánytól független szankció. Az Art. 2026-ban hatályos felső határai:
- Általános szabály: természetes személynél 400 000, más adózónál 1 000 000 forintig terjedhet, és a kötelezettség hibás, hiányos, valótlan vagy késedelmes teljesítésére is kiszabható (Art. 220. § (1)–(2) bekezdés).
- Számla kiállításának elmulasztása, vagy ha a számla nem a tényleges ellenértékről szól: 2 000 000 forintig (Art. 228. § (1) bekezdés a) pont).
- Online számla adatszolgáltatás elmulasztása, késése vagy hibája: a felső határ az érintett számlák száma szorozva az általános bírság maximumával (Art. 229. §), cégnél tehát számlánként 1 000 000 forint.
- Nyomdai úton előállított számla megőrzésének elmulasztása: cégnél legfeljebb a hiányzó számlák száma szorozva 500 000 forinttal, függetlenül attól, hogy a hiányzó számlákat felhasználták-e (Art. 228. § (3) bekezdés).
Mekkora bírság jöhet egy elakadt számlázóprogram után?
Egy kft. számlázóprogramja három hónapon át nem küldött adatot egy beállítási hiba miatt, 120 számlát érintve. A kiszabható bírság felső határa 120 × 1 000 000 = 120 millió forint. Ez a törvényi felső határ, nem automatikusan járó összeg, a nagyságrend mégis mutatja, miért kell a NAV visszaigazolásait rendszeresen ellenőrizni. Ha mellette a számlák egy része rossz időszakba került, és emiatt adóhiány keletkezett, arra külön adóbírság jár: főszabály szerint az adóhiány 50 százaléka, bevétel eltitkolásánál vagy hamis bizonylatnál 200 százaléka (Art. 215. § (3)–(4) bekezdés), és mindezek mellett késedelmi pótlék is.
A felhalmozott adótartozás végül az ügyvezetőt is elérheti, például új cég alapításakor az adószám megtagadásán keresztül; erről az eltiltott cégvezetőkről szóló cikk és az ügyvezető személyes felelősségéről szóló írás szól.