Nyomtatás Küldés e-mailben Gyorshír szolgáltatás Küldés e-mailben
 

A levélírás formai és tartalmi követelményei

Az intézményen belül és intézmények között, valamint intézmények és magánszemélyek között az írásbeli érintkezés leggyakoribb formája a levelezés.
A levélnek vannak alaki és tartalmi előírásai.

A hivatalos levél kötelező részei alaki szempontból a szabvány szerint:
1. cégfelirat
2. keltezés
3. címzés
4. postai utasítás
5. irattározási és hivatkozási adatok
6. tárgy megjelölése
7. megszólítás
8. levél szövege
9. aláírás, bélyegző
10. mellékletek felsorolása

A levél szerkezeti felépítése

A levél szerkezete az írásművek tagolásának hagyományos elvét, a "bevezetés-tárgyalás-befejezés" rendet követi. A szerkezet két szélső egysége tartalmában is kötött.
A levelet mindig megszólítással kezdjük. A bevezetés a továbbiakban rendszerint utal a korábbi kapcsolatokra, s ha erre szükség van, a szöveg első mondatában hivatkozunk az esetleges előzményekre.

A befejező részhez tartozik a levélzáró formula (záradék), és ez az aláírás helye is.

A fejléc információi és kombinációi

Az egységes és gyors ügyintézés érdekében a vállalkozások, szervezetek, cégek stb. gyakran fejléccel dolgoznak.
A fejlécben az információk közül sorrendben először mindig a küldő szervezet, intézmény, üzleti vállalkozás, hatóság stb. cégszerű adatai szerepelnek. Köztük általában ritka a személynév, hiszen éppen a cégszerű adatok jelzik a levél hivatalos jellegét. Ám ha mégis szerepel a küldő adatai között személynév is, a cégszerű adatok után tüntetjük fel azt.

Ezt követik tipográfiailag a küldőétől elválasztva a címzett adatai. Ezek között csak a levél célba juttatásához szükséges adatokat tüntetjük fel. Ha a levél személynek szól, elsőként mindig az ő nevét (és beosztását) írjuk a címzésbe.
Ha a küldő magánszemély, a szükséges adatokat vagy ugyancsak fejlécben, vagy a fejléc helyett a levél első mondatában közölhetjük; vagy az aláírás alá is rendezhetjük azokat.

A gyors informálódást és ügymenetet szolgálja még
- a postai utasítás,
- a tárgy megjelölése, és az esetenként a levélhez tartozó
- mellékletek meglétének (listájának) vagy számának feltüntetése, valamint
- az ügyirat azonosítására és előhívására szolgáló iktató- és
- azonosító szám is.
Mivel ezek az adatok a dátummal együtt az időbeli tájékozódást és ugyancsak a gyors informálódást és ügymenetet segítik elő, a fejléccel dolgozó cégek, szervezetek stb. az összes azonosító adatot egy helyre összpontosítva gyakran ugyanott helyezik el.

A tartalmi vonatkozással is bíró formulák tipográfiai elrendezése azért nagyon fontos, mert megkönnyíti a tájékozódást az egyes elemek között, s ha jól és pontosan fogalmaztunk, egyértelművé teszi azokat. Lényege tehát az áttekinthetőség és az egyértelműség.

A szöveg tagolása

A levél középső részére (amelyben a tulajdonképpeni üzenetet megfogalmazzuk) ugyancsak vonatkoznak bizonyos alaki előírások. Ezek összefüggnek a tartalommal is, ám a célszerű és esztétikus elrendezést is szolgálják.

Bármely írott szöveg annak gondolatmenetét követve bekezdésekre van tagolva. Ha nem alkalmazunk tabulátort a bekezdések elkülönítésére, és hosszabb terjedelmű levelünk több, egymástól elkülönítendő gondolatot tartalmaz, célszerű az új bekezdéseket sorköz kihagyásával jelölni. A sorok végének előre kiszámíthatatlan helyzetéből fakadó tagolatlanság nem kívánt látszatát és állapotát így el tudjuk kerülni.
A levélpapír mérete is megkívánhatja a szöveg tagoltabb elrendezését: az esztétikum növeléséhez éljünk tehát a tagolás különféle - de mindig csak célszerű - eszközeivel!

A megszólítások

A levélíró és a címzett kapcsolata nemcsak a levél, hanem a megszólítás stílusára is hatással van. Ez a kapcsolat lehet személyes vagy személytelen, és mindkét esetben egyenrangú vagy egyenlőtlen.
A magánszemély és intézmény, valamint az intézmény és intézmény közötti viszony, valamint az intézményen belüli hivatalos kapcsolatrendszer többnyire személytelen.

1. Megszólítás-változatok a levélíró és a címzett kapcsolata szerint
Hivatalos levelezésben a megszólítás jelzői eleme mindig a "tisztelt" szó, esetleg az "igen tisztelt" szókapcsolat. A "kedves" melléknévi jelző a személyes szférában használható. Azt jelzi, hogy a címzettet közeli ismerősünknek, netán barátunknak tekintjük.
Előfordul, hogy ezek a viszonyok keresztezik egymást. Ha például egyenrangú, ráadásul egymással személyes kapcsolatban álló felek váltanak egymással hivatalos levelet, a személytelen és a személyes hangvételű megszólítás együttes használata oldhatja fel ezt az ellentmondást. Például: Tisztelt Professzor Úr! Kedves Bandi!

2. A megszólítás és a címzés kapcsolata
A megszólításokról általánosan elmondható, hogy a címzés előlegezi azokat. Ha tehát a címzésben megszólító elemeket alkalmazunk, akkor azt a levél kezdetén is felhasználhatjuk. Ám ezeket a levélben nem írhatjuk mindig a címzéshez viszonyítva változatlanul.
Vannak olyan megszólító vagy megkülönböztető elemek, amelyek a borítékon vagy a fejlécben megállják a helyüket, megszólításként azonban nem: az "úrhölgy" szavunk például ilyen. A "doktor" kivételével a tudományos fokozatokat vagy az egyetemi tanári címet sem használjuk megszólításban, a címzésben azonban igen; ráadásul tekintet nélkül arra, hogy a címzett férfi-e vagy nő. Az "egyetemi tanár" helyett a "professzor úr, professzor asszony" változatok valamelyike szolgál megszólításként.
Más esetekben arra kell ügyelnünk, hogy a teljes alakulatból mit kell elhagynunk. A név kiegészítő eleme például (ifj., dr stb.) a megszólításba nem kerül bele.

3. A megszólítás változatai közé tartoznak a személynév elemeinek és a megszólítóneveknek a kombinációi is. A teljes névvel történő megszólítás a levélben ritka, de nem helytelen és nem sértő. Használata általában a hivatalos levelezésben lehet indokolt: olyan esetekben, amelyekben a címzett és a feladó viszonya hagyományosan egyenlőtlen az utóbbi javára.

Ugyancsak ritka a megszólításnak a teljes név + úr-/asszony-/kisasszony-féle változata. Például: Tisztelt Kovács Edit Kisasszony!, Tisztelt Hosszúné Kényes Veronika Asszony!, Tisztelt Havas Szilveszter Úr!
Ezek a formák terjedelmességük ellenére inkább a személytelenséget, semmint a címzettnek szánt megkülönböztetett udvariasságot sugallják. Helyettük ajánlatosabb a megszólításformák valamely más változata.

A személynév elemeinek és a megszólítóneveknek a kombinációját elsősorban a címzett és a feladó közötti viszony befolyásolja. Ezt a viszonyt azonban nemcsak a köztük lévő hierarchia vagy a személyesség - személytelenség foka szabja meg, más tényezők is befolyásolják. Ezek közé tartozik az életkor, a nem, az iskolázottság foka stb. A "kisasszony" megszólítónevet például csak akkor használhatjuk, ha tudjuk, hogy a címzett nem idősebb 20-25 évesnél és hajadon.

4. A megszólított nemének befolyása a megszólítás változataira
A név nélküli megszólítás használati köre például eltérő aszerint, hogy a címzett férfi-e vagy nő. Férfiak megszólítására a "Tisztelt Uram!" csak akkor szokásos, ha az illető vezetéknevét nem ismerjük, vagy a címzett és a feladó viszonya személytelen. Nők esetében viszont a "Tisztelt Asszonyom!" megszólítás szélesebb körben használható: elmondhatjuk, hogy ez a "Tisztelt Kovács Úr!" "női megfelelője" is. Nők megszólítására az "asszonyom" alakot tekinthetjük általánosnak. Használatának köre azonban lényegesen szűkebb, mint a férfiak nevéhez illeszthető "úr" szavunké. Gondoljunk például arra, hogy hiába férjezett valaki, mégsem illeszthetjük személynevéhez gond nélkül az "asszony" megszólítónevet: ez csupán az ún. asszonynevet viselő nők megszólítására használható, hiszen csak -né képzős változata lehetséges.

A záradék

1. A záradék a levél érdemi részét követő, azt és az egész írást lezáró formula. Gyakran csak egyetlen szó. A címzett és a feladó között egyenrangúságot sugalló levelekben a záradék a következő lehet:
Üdvözlettel vagy Üdvözli
Szívélyes üdvözlettel vagy Szívélyesen üdvözli

Ha a viszony a címzett javára egyenlőtlen, a záradék a tisztelettel szó.
A Maradok tisztelettel / Maradtam tisztelettel-féle szerkezetek ma már nem szokásosak.

A tulajdonképpeni záradék előtt állhat egyéb befejező formula is. Ez
a) vagy visszautal a levél tartalmára,
b) vagy azt jelzi, hogy a feladó lehetőleg gyors választ vár.

A záradékot írásjellel (kettősponttal) vagy írásjel nélkül tetszés szerint választhatjuk el az aláírástól.

2. Az aláírást a formulák alá, attól általában kissé jobbra és közbeiktatott írásjel nélkül vagy attól kettősponttal elválasztva helyezzük el.
Az aláírásban a név kiegészítő elemeit (ifj., id., özv., dr. stb.) lévén azok kiemelt helyzetben, mindig nagybetűvel kezdjük, és a névtől szóközzel választjuk el.
A hivatali beosztást arányosan az aláírás alá, kisbetűvel kezdve helyezzük el.

3. A levelet bélyegzővel is el kell látnunk. Ügyeljünk arra, hogy a bélyegzőt ne az aláírásra helyezzük el, mert akkor az olvashatatlanná, s így azonosíthatatlanná válik.

Címzés

Előfordul, hogy levelünk jogi személynek szól, de ismerjük azt a természetes személyt, aki ügyünket intézi, vagy akivel az adott üzleti esemény bonyolítása során éppen kapcsolatban állunk. Ilyenkor a címben a hivatal, cég stb. megnevezésén túl az ő nevét is feltüntetjük.

A címzés elemeinek sorrendjéről azt kell tudnunk, hogy ha az intézménynév több elemből áll, mindig a magasabb egységtől haladunk a kisebb(ek) felé.

Ha levelünket vezetőnek vagy vezető beosztásban lévő személynek szánjuk, udvariasabb megoldást választunk akkor, ha először az ő nevét írjuk a borítékra, s csak utána az intézményét.

Ha a címzésben a névhez kiegészítő elemeket is csatolunk (pl. úr, részére, -nak/-nek rag), a személynévhez, beosztáshoz stb. kapcsolva ezeket mindig kis kezdőbetűvel írjuk.

A levél tartalmi jellemzői

A levelezésben igen fontos a megfogalmazás: az, hogy gondolatainkat és szándékainkat milyen nyelvi köntösbe burkoljuk.

A levelek stílusát főként két dolog határozza meg:
- a tartalom, vagyis az, amiről írunk
- a címzett kiléte, vagyis az, akinek írunk.

A megfogalmazás módja, a szóválasztás és a szófűzés azonban következtetni enged a levélíró személyiségére is. A levélírásra okot adó alkalmat kivéve mondanivalónkat alapvetően az ahhoz fűződő belső szándék alakítja. A szándék a közlés céljával és nem a feladó helyzetével függ össze. A levélíráshoz fűződő szándék lehet tudósítás, köszönet, kérés, felhívás, felszólítás, meghívás stb. Egy-egy levélben többféle szándék is kifejeződhet.

A hivatalos levél alaphangneme mindig az alkalomhoz és a szándékhoz illő visszafogott udvariasság legyen: sem bizalmaskodásnak, sem gorombaságnak, de még ingerültségnek sem szabad benne megnyilvánulnia. Aktuális lelkiállapotunk, érzelmeink és indulataink semmiképp sem tükröződhetnek benne.

A magyar nyelvben a másik fél megszólításának alapvetően kétféle módja létezik:
- a kötetlen, személyes, egyenrangú viszonyt jelző tegezés és
- a személytelen, illetőleg személyes, de egyenlőtlen viszonyt sugalló magázás.

Személyes kapcsolat nyilvánul meg a magánlevelek többségében; a magánszemély és intézmény, valamint az intézmény és intézmény közötti viszony, továbbá az intézményen belüli hivatalos kapcsolatrendszer viszont személytelen.
A nyelvhasználat hivatalos szférájában a társadalmi érintkezés általánosan elfogadott szabályai szerint az udvariasság alapszintjét a kölcsönös magázás jelenti. Ez nem zárja ki azt, hogy a címzettel személyes, vele netán tegeződő kapcsolattartási viszonyban is álló levélíró hivatalos szinten ezt nem vállalhatja. A megszólítási változatok között tárgyalt kettős forma (Tisztelt Professzor úr! Kedves Bandi!) abban az esetben, ha a levélíró férfi, természetes módon folytatódhat tegező formában. Másképp férfiak között ez el sem képzelhető.
Más a helyzet azonban akkor, ha a címzett nő. A "Tisztelt Professzor Asszony! Kedves Mária!" megszólítással kezdődő levél mind a tegező, mind a magázó változattal folytatódhat.

A magázást kifejező megszólító névmások közül - maga/maguk és az ön/önök - a hivatalos levelekben egyértelműen az "ön/önök" használatát javasoljuk: a két tiszteletadási forma közül ebben a kontextusban ez az udvariasabb.

A sikeres üzleti levél jellemzői

1. Sugalljon levelünk személyes érdekeltséget!
Ha sikerül a címzettel egy jól megválasztott megszólítás vagy más nyelvi fordulat segítségével elhitetni, hogy a levél írójának (vagy az ügy intézőjének) sem közömbös (mert érdekelt benne), hogy az ügy minél gyorsabban elrendeződjön, az üzlet a lehető legkorrektebben valósuljon meg, biztos, hogy egy lehetséges jövőbeni partnert is nyerünk a személyében. A szolgáltató cégeknek is fontos, hogy ügyfeleik ne kiszolgáltatott áldozatoknak, hanem egy tisztességes, kétoldalú ügylet egyenrangú partnereinek érezhessék magukat.

2. Ugyanakkor a túlzásoktól is óvakodni kell.
Személyeskedésnek sem pozitív, sem negatív vonatkozásban nincs helye sem az üzleti, sem más hivatalos levélben. Az előbbi gyanút kelt, az utóbbi pedig sérthet.

3. Legyünk nyíltak, őszinték és udvariasak!
A nyíltság és az őszinteség azonban nem egyenlő a tapintatlansággal, a durvasággal vagy az indulatossággal. Haragból vagy sértő szándékkal soha ne írjunk levelet, mert biztos, hogy nem érünk célt vele. Ám a túlzott udvariasság, az alázatosság látszatát keltő kifejezések és hangnem is célt téveszthet: gyakran ellenkező hatást érünk el vele.

4. Fogalmazzunk világosan!
A célratörő, egyértelmű kifejezésmódot - ha jól választjuk meg a nyelvi elemeket - senki sem tartja udvariatlannak.

5. Az információkat jól áttekinthetően rendezzük el!
A lényegkiemelésnek fontos és célszerű eszköze a világos, könnyen áttekinthető elrendezés.

6. Lehetőleg röviden írjunk!
A meggyőzés eszközéül ne a terjengősséget, hanem a leginkább odaillő kifejezésmódot válasszuk!

7. Kerüljük a nyelvhasználatból fakadó félreértéseket!
Ezt azzal érhetjük el, hogy
- jól választjuk meg a nyelvi elemeket,
- betartjuk a mondatszerkesztési szabályokat,
- mondanivalónkat pedig tervszerű, logikus gondolatmenetben, a lényeges elemek kiemelésével és a gondolatok világos tagolásával adjuk elő.

8. Törekedjünk a teljességre!
Közöljünk minden, a tárgy szempontjából lényeges és fontos dolgot! Egyrészt érdekünkben áll minden információt megadni az adott üggyel kapcsolatban, másrészt ez is szolgálhatja az esetleges félreértések elkerülését.

9. A terjedelmes vagy többféle információt csatoljuk mellékletként!
Ha a szükséges adatok mennyisége vagy jellege olyan, hogy a világos tájékoztatás nem építhető be a levélbe, akkor csatoljuk hozzá mellékletként. Több melléklet esetén készítsünk jegyzéket is! Ez a hivatalos iratok túlnyomó részében kötelező, de célravezető is lehet, különösen akkor, ha az információ a levél többi részétől függetlenül is használható.

10. A címzéssel szemben a legfontosabb követelmény a pontosság.
A címváltozásról kapott értesítést vagy információt azonnal dolgozzuk fel, az elavult adatokat pedig haladéktalanul töröljük a nyilvántartásból! A levél elküldése előtt minden esetben ellenőrizzük a címzés helyességét!

11. A címzésben ne halmozzuk a tiszteleti jeleket!
A pontosság mellett fontos, hogy a cím udvarias és nyelvileg szabatos is legyen. Az udvariasság azonban nem azonos a túlzással.

12. Tartsuk be a(z) (szakmai) etikett szabályait!
Ha bizonytalanok vagyunk, informálódjunk az adott szakma vagy szakterület hierarchikus viszonyairól, a hivatalos beosztás rendjéről és megszólítási szokásairól. Bármennyire tiszteletet sugalló a címzés, az igyekezet céltalanná válik, ha a szándékainkat hordozó üzenet bármely részlete tévedéseket tartalmaz. A címzett nevének hibás vagy pontatlan írása pedig egyenesen sértésnek számít.

13. Végül (de nem utolsósorban) az etikát se tévesszük soha szem elől!
A levélírásnak etikai szabályai is vannak. Az elküldött levél feladója felelős azért, amit a levél tartalmaz. Ez alól a felelősség alól kibújni vagy felmentést várni nem lehet.

Vitafórum